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Si ya tienes claro qué es GTD y has seguido las indicaciones de la guía para empezar con GTD, tu camino hacia la reducción del estrés ya ha comenzado.

Ahora, voy a compartir contigo unos consejos sobre GTD recopilados a lo largo de 15 años de uso diario de este sistema. Algunos de ellos son útiles desde el día 0, mientras que a otros consejos les sacarás más jugo cuando ya tengas algo de inercia acumulada.

Recuerda que todo esto no es más que un resumen introductorio. Si quieres saberlo todo sobre GTD, lo mejor que puedes hacer es leerte el libro «Getting Things Done». Puedes encontrarlo en inglés, en español y en formato Kindle.

Índice de consejos sobre GTD:

• Apúntalo todo
• Automatiza e integra
• Cuidado con la regla de los dos minutos
• No te saltes las revisiones
• Haz los ajustes que necesites
• No gastes (mucho) dinero en GTD
• Usa más etiquetas, además de las estándar

Apúntalo TODO

Sí, ya sé que esto no es tanto un consejo sobre GTD como un pilar básico del sistema. Pero hay que insistir en ello, porque es fundamental: debes acostumbrarte a capturar toda la información. Idealmente, en el primer momento en que la identificas.

Para eso, necesitas tener acceso fácil e inmediato a tu «Bandeja de entrada», en todo momento. Hoy, la solución más evidente es una aplicación que corra en tus dispositivos móviles y en tu ordenador principal. Como conté en el artículo sobre herramientas para GTD, uso Todoist y estoy muy contento con ella, pero hay docenas de servicios similares.

Si has llegado hasta este artículo directamente, quizá quieras leer antes la introducción a qué es GTD o la guía rápida para comenzar con GTD.

Cualquier herramienta debería valerte

En realidad, no necesitas tener herramientas para GTD concretas. David Allen propone empezar por la forma más sencilla posible, así que puedes empezar perfectamente con lápiz y papel. GTD es un sistema muy rígido en sus principios básicos, pero muy abierto y flexible en la forma de ponerlos en práctica.

Así que, sí, podrías perfectamente limitarte al uso de un lápiz y una libreta, e incluso dotarte de las 43 carpetas (de cartón) que menciona David Allen. Sin embargo, contar con la ayuda de alguna herramienta más específica (y moderna) te resultará provechoso y productivo.

En teoría, cualquier aplicación de gestión de tareas debería servirte. Por supuesto, lo ideal es que la herramienta que elijas se ajuste a ti, a tu forma de trabajar y al resto de herramientas con las que trabajas habitualmente.

Tendrás que probar y, en tu proceso de reflexión sobre tu progreso con GTD, decidir si ya has encontrado la herramienta correcta para ti o si debes seguir buscando. Aquí, sólo voy a contar las que yo uso, que no tienen por qué ser las más adecuadas para otras personas.

La base de mi sistema GTD es Todoist

Mi principal herramienta para GTD es Todoist. En ella registro todo lo que tengo que hacer y lo organizo en las carpetas (etiquetas y proyectos) que forman parte de mi sistema GTD. Todoist no pretende ser una herramienta «100% para GTD», pero todo en ella huele a GTD, así que es una base magnífica para adoptar el sistema.

En el artículo anterior, vimos qué es GTD, cómo puede ayudarnos y sus principios básicos. Llevemos ahora a la práctica todo lo que aprendimos.

Contenido

• Actividades principales del flujo de trabajo
• Listas básicas de GTD
• La bandeja de entrada

• Procesar la bandeja de entrada
• ¿Cómo se procesa la bandeja de entrada en GTD?
• Proyectos, contextos y agendas en GTD

• Qué hacer en la revisión semanal

Actividades principales del flujo de trabajo

Primero, recordemos las actividades básicas del flujo de trabajo de GTD:

• Capturar o recopilar
• Procesar lo recopilado:
  • Aclarar o refinar
  • Organizar
• Reflexionar y revisar
• Hacer

Para llevar eso a cabo, en GTD usamos listas. Esas listas pueden adoptar formas diversas: pueden ser listas en un cuaderno, notas post-its, papeles en una carpeta o listas en cualquier aplicación informática. Lo que importa es que el método que elijas para mantener tus listas o carpetas sea el que a ti te resulte más cómodo y productivo.

Listas básicas de GTD

Las listas/carpetas básicas de GTD son:

• Bandeja de entrada
• Acciones siguientes
• A la espera
• Algún día/quizá

En cierto modo, la lista «Proyectos» también es una lista fundamental del sistema, pero veremos más adelante que es una lista un tanto especial, así que prefiero sacarla fuera.

Con el tiempo y la experiencia, ajustarás y personalizarás tu sistema, añadiendo aquellas listas que te ayuden y prescindiendo de las que no te aportan mucho. Sin embargo, te recomiendo que empieces con esta estructura estándar hasta coger ritmo.

GTD es un sistema de organización del tiempo creado por David Allen, apto tanto para tu vida personal como para la profesional.

La columna vertebral de GTD es un flujo de trabajo formado por cinco actividades principales:

• Capturar o registrar todo aquello que esté en tu cabeza y que pueda requerir tu atención
• Clarificar o refinar lo que has capturado para, si tiene sentido, convertirlo en acciones concretas (y, si no es accionable pero es útil, guardarlo como referencia para el futuro)
• Organizar la información capturada para que accesible en los momentos y situaciones (contextos) en los que la puedes necesitar
• Reflexionar acerca de cómo puedes mejorar el sistema para que te sirva mejor
• Hacer, que depende de todo lo anterior para que siempre puedas decidir la tarea más adecuada a ese momento y situación

GTD es un sistema de productividad personal muy eficaz para resolver dos problemas: