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Pistas y consejos sobre GTD

Si ya tienes claro qué es GTD y has seguido las indicaciones de la guía para empezar con GTD, tu camino hacia la reducción del estrés ya ha comenzado.

Ahora, voy a compartir contigo unos consejos sobre GTD recopilados a lo largo de 15 años de uso diario de este sistema. Algunos de ellos son útiles desde el día 0, mientras que a otros consejos les sacarás más jugo cuando ya tengas algo de inercia acumulada.

Recuerda que todo esto no es más que un resumen introductorio. Si quieres saberlo todo sobre GTD, lo mejor que puedes hacer es leerte el libro «Getting Things Done». Puedes encontrarlo en inglés, en español y en formato Kindle.

Índice de consejos sobre GTD:

Apúntalo TODO

Sí, ya sé que esto no es tanto un consejo sobre GTD como un pilar básico del sistema. Pero hay que insistir en ello, porque es fundamental: debes acostumbrarte a capturar toda la información. Idealmente, en el primer momento en que la identificas.

Para eso, necesitas tener acceso fácil e inmediato a tu «Bandeja de entrada», en todo momento. Hoy, la solución más evidente es una aplicación que corra en tus dispositivos móviles y en tu ordenador principal. Como conté en el artículo sobre herramientas para GTD, uso Todoist y estoy muy contento con ella, pero hay docenas de servicios similares.

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Qué herramientas necesitas para empezar con GTD

Si has llegado hasta este artículo directamente, quizá quieras leer antes la introducción a qué es GTD o la guía rápida para comenzar con GTD.

Cualquier herramienta debería valerte

En realidad, no necesitas tener herramientas para GTD concretas. David Allen propone empezar por la forma más sencilla posible, así que puedes empezar perfectamente con lápiz y papel. GTD es un sistema muy rígido en sus principios básicos, pero muy abierto y flexible en la forma de ponerlos en práctica.

Así que, sí, podrías perfectamente limitarte al uso de un lápiz y una libreta, e incluso dotarte de las 43 carpetas (de cartón) que menciona David Allen. Sin embargo, contar con la ayuda de alguna herramienta más específica (y moderna) te resultará provechoso y productivo.

En teoría, cualquier aplicación de gestión de tareas debería servirte. Por supuesto, lo ideal es que la herramienta que elijas se ajuste a ti, a tu forma de trabajar y al resto de herramientas con las que trabajas habitualmente.

Tendrás que probar y, en tu proceso de reflexión sobre tu progreso con GTD, decidir si ya has encontrado la herramienta correcta para ti o si debes seguir buscando. Aquí, sólo voy a contar las que yo uso, que no tienen por qué ser las más adecuadas para otras personas.

La base de mi sistema GTD es Todoist

Mi principal herramienta para GTD es Todoist. En ella registro todo lo que tengo que hacer y lo organizo en las carpetas (etiquetas y proyectos) que forman parte de mi sistema GTD. Todoist no pretende ser una herramienta «100% para GTD», pero todo en ella huele a GTD, así que es una base magnífica para adoptar el sistema.

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Guía práctica para empezar con GTD

En el artículo anterior, vimos qué es GTD, cómo puede ayudarnos y sus principios básicos. Llevemos ahora a la práctica todo lo que aprendimos.

Contenido

  • Revisión y reflexión en GTD
  • GTD en el día a día
  • Actividades principales del flujo de trabajo

    Primero, recordemos las actividades básicas del flujo de trabajo de GTD:

    • Capturar o recopilar
    • Procesar lo recopilado:
      • Aclarar o refinar
      • Organizar
    • Reflexionar y revisar
    • Hacer

    Para llevar eso a cabo, en GTD usamos listas. Esas listas pueden adoptar formas diversas: pueden ser listas en un cuaderno, notas post-its, papeles en una carpeta o listas en cualquier aplicación informática. Lo que importa es que el método que elijas para mantener tus listas o carpetas sea el que a ti te resulte más cómodo y productivo.

    Listas básicas de GTD

    Las listas/carpetas básicas de GTD son:

    • Bandeja de entrada
    • Acciones siguientes
    • A la espera
    • Algún día/quizá

    En cierto modo, la lista «Proyectos» también es una lista fundamental del sistema, pero veremos más adelante que es una lista un tanto especial, así que prefiero sacarla fuera.

    Con el tiempo y la experiencia, ajustarás y personalizarás tu sistema, añadiendo aquellas listas que te ayuden y prescindiendo de las que no te aportan mucho. Sin embargo, te recomiendo que empieces con esta estructura estándar hasta coger ritmo.

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    Getting Things Done (GTD): qué es y cómo empezar

    GTD es un sistema de organización del tiempo creado por David Allen, apto tanto para tu vida personal como para la profesional.

    La columna vertebral de GTD es un flujo de trabajo formado por cinco actividades principales:

    • Capturar o registrar todo aquello que esté en tu cabeza y que pueda requerir tu atención
    • Clarificar o refinar lo que has capturado para, si tiene sentido, convertirlo en acciones concretas (y, si no es accionable pero es útil, guardarlo como referencia para el futuro)
    • Organizar la información capturada para que accesible en los momentos y situaciones (contextos) en los que la puedes necesitar
    • Reflexionar acerca de cómo puedes mejorar el sistema para que te sirva mejor
    • Hacer, que depende de todo lo anterior para que siempre puedas decidir la tarea más adecuada a ese momento y situación

    GTD es un sistema de productividad personal muy eficaz para resolver dos problemas:

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    Mis objetivos para 2019

    Ya lo dije en Twitter: mi único propósito para 2019 es ser más firme en mis propósitos.

    Dicho de otra forma: mis objetivos no han cambiado de un año para otro, principalmente porque llevo ya un tiempo marcándome objetivos personales de carácter plurianual.

    Lo que sí voy a intentar, en estos primeros meses del año, es trabajar mejor para conseguir lo que me he propuesto: tengo claro a dónde quiero llegar, pero creo que puedo mejorar la forma de recorrer el camino.

    ¿Y cómo se consigue eso? Esa es la gran pregunta. Voy a avanzar y profundizar en líneas que ya vengo empezando desde hace algunos meses:

    • hitos más granulares,
    • disfrutar con el progreso y no con el objetivo
    • no hablar mucho de mis objetivos (por eso este post es deliberadamente críptico en ese sentido)
    • volver a ser un hardcore fan de GTD, metodología que «medio abandoné» hace ya algún tiempo, a pesar de haber sido (relativamente) pionero en su aplicación y su evangelización
    • ser más pesimista (o cauto) con mis previsiones y estimaciones de tiempo y esfuerzo

    A ver cómo se me da. Seguiré informando. O, quizá, no.

    Cómo he sacado (aún más) provecho a mi Kindle
    A través de Google Reader, estoy suscrito a docenas de feeds RSS que intento leer (a duras penas) a lo largo del día. Leer GReader en un navegador en mi PC o en el teléfono se me hace muy complicado debido a las constantes interrupciones que llegan desde el correo electrónico, las redes sociales, WhatsApp, etc., así que me suele resultar casi imposible leer los posts más largos o con más sustancia. Tras un tiempo usando Evernote sin conseguir resolver el problema del todo, se me ocurrió (intentar) ponerle solución usando para ello mi Kindle. Voy a contaros cómo lo he hecho, por si a alguien más le resulta de utilidad.

    Uso un Kindle desde hace ya casi tres años. Aunque también lo he usado para estudiar el SAPM, la literatura (de la seria o de la de gestión de empresas) es el uso que le doy con mayor frecuencia. Cuando uso el Kindle, busco un momento de tranquilidad, una ubicación adecuada, silencio el teléfono… el entorno perfecto para que también pueda leer esos artículos que se me resisten delante del ordenador. Sabiendo eso, sólo me faltaba una fórmula sencilla y cómoda para mandar al Kindle, a lo largo del día, esos artículos interesantes. Las premisas: la menor complejidad posible, con el mayor grado de automatización.

    Inicialmente, busqué fórmulas que me permitieran limitarme a marcar un elemento como destacado (la estrellita) en Google Reader y que el proceso continuase él solo. Intenté crear algunas recetas de If this then that (IFTTT), sin éxito: ningún problema en detectar el nuevo elemento destacado pero resultaba imposible enviarlo al Kindle. Siempre me encontraba con el mismo problema: no había forma de generar, al vuelo, una versión del artículo en formato Word o PDF que se adjuntaría después al mensaje que se enviaría por email a mi dirección @kindle.com . Hice todo tipo de pruebas, usando en el medio servicios de almacenamiento como Dropbox o incluso los típicos Evernote o  Pocket pero, en realidad, daba igual: IFTTT no era capaz de recoger el archivo generado por servicios como Web2PDF y adjuntarlo al email o cargarlo en alguno de esos servicios.Sigue leyendo el artículo…