Pistas y consejos sobre GTD

Por Manuel Delgado Tenorio · abril de 2019
Advanced Data Analytics

Si ya tienes claro qué es GTD y has seguido las indicaciones de la guía para empezar con GTD, tu camino hacia la reducción del estrés ya ha comenzado.

Ahora, voy a compartir contigo unos consejos sobre GTD recopilados a lo largo de 15 años de uso diario de este sistema. Algunos de ellos son útiles desde el día 0, mientras que a otros consejos les sacarás más jugo cuando ya tengas algo de inercia acumulada.

Recuerda que todo esto no es más que un resumen introductorio. Si quieres saberlo todo sobre GTD, lo mejor que puedes hacer es leerte el libro «Getting Things Done». Puedes encontrarlo en inglés, en español y en formato Kindle.

Índice de consejos sobre GTD:

Apúntalo TODO

Sí, ya sé que esto no es tanto un consejo sobre GTD como un pilar básico del sistema. Pero hay que insistir en ello, porque es fundamental: debes acostumbrarte a capturar toda la información. Idealmente, en el primer momento en que la identificas.

Para eso, necesitas tener acceso fácil e inmediato a tu «Bandeja de entrada», en todo momento. Hoy, la solución más evidente es una aplicación que corra en tus dispositivos móviles y en tu ordenador principal. Como conté en el artículo sobre herramientas para GTD, uso Todoist y estoy muy contento con ella, pero hay docenas de servicios similares.

Sin embargo, no es sólo cuestión de herramientas. Lo esencial es la costumbre que adquieras. Cuando estés acostumbrado a capturarlo todo, te dará igual si tienes a mano tu aplicación principal o si tienes que recurrir a un post-it que te pegas en la parte de atrás del teléfono.

Póntelo fácil: ten siempre notas post-it a mano, integra tu correo con tu aplicación de gestión GTD, usa las extensiones de navegador de tu biblioteca de referencia… Debes lograr que capturar una idea no esté nunca a más de una acción de distancia.

En algunas personas, consejos así pueden despertar el miedo a una especie de «síndrome de Diógenes digital». Y es un miedo muy lícito. Recuerda, no obstante, que el sistema GTD incluye el proceso de revisión y reflexión. Tus revisiones semanales deberían servirte para limpiar aquello que hayas recopilado y que no te aporte valor. Y la reflexión te ayudará a pulir tus criterios para que tomes buenas decisiones sobre qué capturar y qué no.

Automatiza e integra

Parto de la base de que no llevas tu GTD en una libreta en papel (que es un modo muy lícito, pero poco práctico). Si es así, es fácil que el número de aplicaciones involucradas en tu sistema sea elevado. Como mínimo:

  1. Tu aplicación principal de gestión de tareas
  2. La aplicación de «biblioteca de referencia»
  3. El calendario
  4. El omnipresente correo electrónico, fuente de la mayoría de nuestras acciones a capturar

En mi caso, hay al menos otras tres aplicaciones que juegan algún papel en todo esto: un lector de feeds RSS al que me mando las tareas del tipo «Leer este artículo», una aplicación para las sesiones de trabajo a base de pomodoros y el CRM que utilizo profesionalmente y que es otra importante fuente de tareas.

Si tienes todas esas aplicaciones separadas y aisladas, tienes un problema. Llevar el control de lo que ocurre en cada una de ellas, por separado, implica un gran consumo de tiempo y atención.

Eso es contrario a lo que propone el sistema GTD. Necesitas centralizar la bandeja de entrada, facilitar la captura de información y tener una lista de «Siguientes acciones» en la que puedas confiar ciegamente. Para eso, necesitas que todas tus herramientas estén bien integradas.

No voy a entrar en detalles sobre cómo integrar cada aplicación con cada aplicación porque eso es todo un mundo de métodos y detallitos. Pero sí voy a insistir: aprovecha las capacidades nativas de cada herramienta para integrarse con otras, utiliza las extensiones de navegador que te da cada herramienta y, para lo que no puedas resolver así, usa un gestor de integraciones como Zapier o Integromat.

Cuidado con la regla de los dos minutos

La regla de los dos minutos es muy potente… si la usas bien.

Aplícala de forma muy estricta. ¿Elemento accionable, que debes hacer tú, en el contexto actual, y que requiere menos de dos minutos? A por ello, ahora mismo. Si no es así, clasifícala donde corresponda.

Lo que debes evitar es que la regla de los dos minutos se convierta en una fuente continua de interrupciones. Por eso, recuerda que la regla se aplica durante el proceso de la bandeja de entrada, no durante la captura.

Si identificas algo que debes recopilar en la bandeja de entrada y, rápidamente, ves que es algo que puede llevar menos de dos minutos, no creas que debes hacerlo justo ahora. Si estás con otras tareas o no estás en el contexto adecuado, cero problemas. Lo apuntas y punto. Cuando te acerques a tu bandeja de entrada para refinarla y procesarla, entonces debes aplicar la regla.

No te saltes las revisiones

Como ya dije en la guía para empezar con GTD, la actividad de «Revisión y reflexión» es un pilar tan importante como la captura, el proceso o la acción.

Sin revisión periódica, tu sistema se irá corrompiendo. Acumularás basura y ruido hasta el punto en que tu bandeja de entrada y tu lista de «Siguientes acciones» te resultarán inútiles. Y abandonarás el sistema, porque te resultará incómodo y no te aportará valor.

Revisa. Cada semana. No lo olvides.

Haz los ajustes que necesites

GTD es un sistema con unos veinte años de antigüedad, usado en todo el mundo por miles y miles de personas. Es sencillo y práctico. Sin embargo, nada de eso significa que su forma más pura se ajuste al 100% a todos los que la usan.

Una vez que hayas adoptado sus prácticas principales y hayas adquirido costumbre, encontrarás cosas que no terminan de encajar en tu vida. No te cortes: cámbialas.

¿Prefieres hacer revisiones diarias en lugar de semanales? Adelante. ¿Capturar elementos de referencia en la biblioteca sin pasar por la bandeja de entrada? Por supuesto. ¿Saltarte la bandeja de entrada para la mayoría de las acciones que registras? Natural.

Por ejemplo, una variación importante que adopté hace ya tiempo es que le pongo fecha a todas mis acciones. Fecha, pero no necesariamente hora. Se puede decir que no tengo una lista de «Siguientes acciones»: mi calendario es mi lista de «Siguientes acciones».

La costumbre te proporcionará maestría y la maestría te proporcionará atajos.

Eso sí, aprovecha los momentos de reflexión para verificar que tus ajustes te son útiles y no están erosionando la eficacia de tu sistema GTD.

No gastes (mucho) dinero en GTD

Sólo hay una inversión que recomiendo sin duda: cómprate el libro de David Allen. Vale lo que cuesta.

Más allá de eso, mide bien cuánto vas a invertir en tu sistema GTD. Muchas de las aplicaciones que te ayudarán son de pago, pero la mayoría de ellas tienen versiones gratuitas o períodos de prueba. Usa esas fórmulas gratis hasta estar seguro de que esa aplicación aporta algo valioso a tu flujo de trabajo. Con eso verificado, decide si te merece la pena pagar por ella o si la alternativa gratuita es suficientemente buena.

Y, sobre todo, no pagues por cursos o seminarios básicos para aprender sobre GTD. Si leyendo el libro y blogs como este no eres capaz de adoptar GTD, tu problema es otro.

Usa más etiquetas, además de las estándar

Como vimos en la guía para empezar con GTD, una actividad importante durante el proceso de la «Bandeja de entrada» es asignar cada acción al proyecto, contexto y personas con las que está relacionada.

En la práctica, la mayoría de las aplicaciones resuelven eso por medio de etiquetas. Algunas permiten crear jerarquías de etiquetas, otras no; unas agrupan las etiquetas por categorías y otras no. Pero, en el fondo, todo son etiquetas simples.

Una vez que tengas tu sistema GTD bien asentado, te recomiendo que empieces a usar más etiquetas para clasificar tus acciones según otros criterios adicionales. Por ejemplo, yo siempre clasifico mis tareas de trabajo según el área funcional a la que pertenecen: ventas, finanzas, RRHH, etc.

Esto me sirve para dos cosas: me facilita decidir qué hacer ahora, a modo de pseudo contexto y, además, me ayuda en las revisiones, porque puedo cuantificar a qué estoy dedicando más tiempo, qué tipo de tareas se me encasquillan más, etc.


Hasta aquí este listado de consejos sobre GTD. Si se me ocurren más cosas relevantes (y encuentro tiempo), publicaré otros artículos con más pistas y consejos.

Si quieres aprender más sobre GTD, recuerda visitar la guía paso a paso y comprarte el libro original, «Organízate con eficacia».

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