Guía práctica para empezar con GTD

En el artículo anterior, vimos qué es GTD, cómo puede ayudarnos y sus principios básicos. Llevemos ahora a la práctica todo lo que aprendimos.

Contenido

Actividades principales del flujo de trabajo

Primero, recordemos las actividades básicas del flujo de trabajo de GTD:

  • Capturar o recopilar
  • Procesar lo recopilado:
    • Aclarar o refinar
    • Organizar
  • Reflexionar y revisar
  • Hacer

Para llevar eso a cabo, en GTD usamos listas. Esas listas pueden adoptar formas diversas: pueden ser listas en un cuaderno, notas post-its, papeles en una carpeta o listas en cualquier aplicación informática. Lo que importa es que el método que elijas para mantener tus listas o carpetas sea el que a ti te resulte más cómodo y productivo.

Listas básicas de GTD

Las listas/carpetas básicas de GTD son:

  • Bandeja de entrada
  • Acciones siguientes
  • A la espera
  • Algún día/quizá

En cierto modo, la lista “Proyectos” también es una lista fundamental del sistema, pero veremos más adelante que es una lista un tanto especial, así que prefiero sacarla fuera.

Con el tiempo y la experiencia, ajustarás y personalizarás tu sistema, añadiendo aquellas listas que te ayuden y prescindiendo de las que no te aportan mucho. Sin embargo, te recomiendo que empieces con esta estructura estándar hasta coger ritmo.

También, podemos decir que hay otra lista necesaria en GTD, aunque no es una lista propiamente dicha: el calendario. Lo usarás para aquellas acciones que deben ocurrir en un momento concreto. Luego lo veremos más en detalle.

Recuerda que todo esto no es más que un resumen introductorio. Si quieres saberlo todo sobre GTD, lo mejor que puedes hacer es leerte el libro “Getting Things Done”. Puedes encontrarlo en inglés, en español y en formato Kindle.

La bandeja de entrada

Como hemos dicho, la captura de la información es una actividad esencial en GTD.

La bandeja de entrada es la lista donde debes apuntar todo lo que tengas en la cabeza, tan pronto como se te ocurra, surja o lo identifiques.

Para cumplir su propósito, tu bandeja de entrada ha de estar siempre cerca de ti. Puede ser una libreta que siempre lleves contigo o una aplicación en tu móvil, por ejemplo. Da igual qué forma elijas, pero debe ser algo que te permita anotar la idea en cuanto aparezca, para liberar tu mente.

En el día a día, irás añadiendo a la bandeja de entrada las cosas a medida que se te ocurran. Sin embargo, cuando empieces con GTD por primera vez, tendrás que hacer el esfuerzo de escribir en esta lista todo lo que ahora mismo te ronde por la cabeza o tengas dividido en varias listas de tareas dispersas.

Suéltalo todo en la bandeja de entrada y disfruta de la sensación de no tener ideas sueltas rondándote por la cabeza.

Procesar la bandeja de entrada

La siguiente actividad básica en GTD es aclarar o refinar lo que hay en la bandeja de entrada. En la primera edición del libro de David Allen, a esta actividad se la llamaba “Procesar“.

Da igual qué palabra elijas, lo que importa es que, de forma periódica y habitual, prestes atención a la bandeja de entrada y decidas sistemáticamente qué hacer con cada cosa que hay en ella. Después de procesar la bandeja de entrada, esta debería quedar vacía.

¿Cómo se procesa la bandeja de entrada en GTD?

Procesa cada elemento en el orden en el que aparece en la lista de la bandeja de entrada. Para cada uno de ellos, hazte estas preguntas:

¿Es algo accionable?

Es decir, ¿es algo sobre lo que debo hacer algo? Las posibles respuestas a esta pregunta son:

  1. No es accionable y, además, esto es muy poco útil –> Si algo es así, lo que debes hacer es eliminarlo inmediatamente. Cuanto menos ruido, mejor.
  2. No es accionable, pero me puede ser útil en el futuro –> Muévelo a tu “biblioteca de referencia”. Tu biblioteca puede ser otra lista o carpeta o, como en mi caso, una aplicación completamente distinta (yo uso Microsoft OneNote a modo de biblioteca; Evernote es también muy popular para estas cosas).
  3. No es accionable ahora mismo, pero quizá pueda serlo dentro de un tiempo –> Muévelo a la lista llamada “Algún día/quizás”
  4. Sí es accionable –> Genial. Esto es una tarea (o acción, o el nombre que mejor te encaje a ti). Sigue leyendo.

Si has determinado que un elemento de la bandeja de entrada es una tarea accionable, lo primero que debes hacer es asegurarte de que la tarea está bien definida.

No te interesa mantener en tus listas tareas confusas o genéricas: necesitas acciones concretas que puedas empezar y terminar de forma inequívoca. A menudo, esto se resuelve con, simplemente, expresar la tarea de otra manera, más precisa. Pero también puede resolverse dividiendo la tarea en varias otras tareas más pequeñas y precisas.

Evita tareas genéricas como “Organizar la reunión mensual del departamento“, que podría convertirse en varias tareas como “Reservar sala para la reunión mensual“, “Redactar el orden del día de la reunión mensual“, “Convocar por email a los asistentes a la reunión mensual” y “Escribir a Paco para que pida un picoteo para la reunión mensual“. Son tareas mucho más concretas y que quizá deban hacerse en momentos o contextos distintos.

Ahora que ya has refinado/clarificado la acción, debes decidir qué hacer con ella.

¿Esta tarea es para mí?

Si no eres la persona correcta para llevar a cabo la acción, debes delegar en quien sí sea adecuada para hacerla.

Si delegar esta tarea es sencillo (como veremos más adelante, si te va a llevar menos de dos minutos), delégala de inmediato y llévate esta tarea a la lista llamada “A la espera”. Así, podrás llevar el control de qué cosas has lanzado a otros y debes asegurarte de que se terminen haciendo.

Por el contrario, si la mera delegación de la tarea es una tarea con suficiente peso, tendrás que refinarla para reflejar su nueva realidad. Tareas de este estilo son cosas como “Redactar la guía paso a paso para la revisión del sistema y enviársela a Verónica” o “Sentarme 15 minutos con Javier para explicarle cómo se hacen los pedidos“. Sólo después de haber ejecutado esa acción, podrás apuntar en la lista “A la espera” algo como “Revisión del sistema (Verónica)” o “Cursar pedido de suministros (Javier)“.

¿Me va a llevar menos de 2 minutos?

Una regla básica en GTD es que si una acción la puedes hacer tú y te requiere menos de dos minutos de esfuerzo, debes hacerla de inmediato. La explicación es que no tiene sentido dedicar tiempo y atención a registrar y planificar una acción tan pequeña. Simplemente, hazla ahora mismo y márcala como completada.

La regla de los dos minutos es tremendamente útil. No obstante, puede haber circunstancias en las que decidas saltártela: quizá la tarea sea muy corta, pero deba hacerse en un momento determinado, o quizá se tenga que dar alguna condición para poder hacerla que ahora mismo no se da.

Tienes libertad, por supuesto, pero trata de minimizar el número de tareas cortas que no se hacen en el momento. Por ejemplo, si tienes que enviar un email muy cortito pero que no se debe mandar justo en este momento, puedes usar algún mecanismo para programar el envío de mensajes.

Paso final: al calendario o a “Acciones siguientes”

Ahora que ya tienes ante ti una tarea bien definida, que requiere más de 2 minutos de esfuerzo y que debes ejecutar tú, llega el momento de decidir cuándo debe hacerse.

Claramente, si es algo que debe hacerse en un momento concreto y no puede hacerse ni antes ni después (p.ej. – asistir a una reunión), su sitio es el calendario.

Si, por el contrario, es algo que debe hacerse lo antes posible, sin importar el momento, su destino será la lista de “Acciones siguientes”.

La lista de “Acciones siguientes” es, por tanto, el listado al que te dirigirás cuando estés en disposición de ejecutar tareas y necesites saber qué hacer. Junto con tu calendario, es tu lista principal de tareas.

Una nota importante: en la actualidad, la mayoría nos apoyamos en alguna aplicación informática para facilitar el control de todo esto. Con muchas de ellas, es bastante sencillo tener una lista de “Acciones siguientes” que conjugue tanto las tareas sin fecha como las que tienen una fecha asignada en el calendario. Así, no es necesario mirar en dos sitios distintos para ver qué es lo que siguiente que puedes hacer. La separación entre el calendario y las “Siguientes acciones” es más conceptual que física, a estas alturas.

Esta imagen resume el flujo de trabajo completo en GTD:

Flujo de trabajo en el sistema GTD de productividad personal

Proyectos, contextos y agendas en GTD

En la edición original de “Getting Things Done“, se incluían tres conceptos de mucha utilidad para llevar el control de lo que queremos lograr, no olvidar nada importante y encontrar fácilmente qué ejecutar en cada momento.

Vamos a repasarlos.

Proyectos

La definición de “proyecto” según GTD es muy amplia y quizá un poco difusa. Básicamente, es cualquier objetivo que te has marcado que requiere más de una tarea/acción.

Lo que propone el sistema GTD es que, cuando identifiques tareas que pertenecen a un proyecto, dejes constancia de esa pertenencia. Si se trata de un nuevo proyecto, creas una nueva entrada en una carpeta especial, la carpeta “Proyectos”.

De esa forma, cuando hagas la revisión/reflexión, debes recorrer la lista de proyectos. Tu objetivo será detectar proyectos que siguen estando en vigor pero no tienen ninguna tarea en la lista de “Acciones siguientes” ni en ninguna otra. Esos proyectos pueden acabar cayendo en el olvido.

También, el repaso te servirá para que captures las acciones que aún tienes en la cabeza sobre ese proyecto.

En la práctica, la mayoría de herramientas actuales te va a permitir colocar una acción dentro de un proyecto por medio de algún tipo de etiqueta. De esa forma, podrás ver fácilmente qué tareas están por hacer en cada proyecto. Incluso podrás crear consultas o alertas que te señalen qué proyectos no tienen ninguna acción prevista.

Contextos

Asignar cada tarea/acción a un contexto nos ayuda a identificar mejor qué puedes o debes hacer en una situación o lugar concreto.

Por ejemplo, puedes tener tres contextos básicos: “En casa”, “En el trabajo”, “En el centro comercial”. Si asignas cada acción a un contexto, al repasar la lista de acciones de ese contexto verás lo siguiente que tienes que hacer en ese lugar. Al mismo tiempo, no verás lo demás, con lo que te ahorras ruido y posibles distracciones.

No pienses en los contextos sólo como ubicaciones físicas. Quizá te resulten útiles contextos como “Teléfono” para crear una lista de llamadas que ir haciendo en cuanto tengas oportunidad. Con la ubicuidad de los móviles, ese contexto ya no identifica un sitio tanto como una circunstancia (p.ej. – tener un rato libre para hacer esas llamadas, como mientras caminas hacia una reunión).

Igual que con los proyectos, en las herramientas informáticas actuales los contextos suelen plasmarse en forma de etiquetas, lo que te ayuda a filtrarlas en vistas y consultas.

Si usas una libreta en papel, el uso de símbolos o marcas de color te ayudará a identificar las tareas de cada contexto de un vistazo.

Agendas

En este caso, “agenda” no se refiere a una libreta o calendario, sino al listado de temas que hay que tratar en una reunión.

Me gusta definir las agendas como “contextos relacionados con personas”. Si relacionas las tareas/acciones con las personas involucradas en ellas, es más difícil que se te olvide algo cuando hables con esa persona.

Una vez más, en una aplicación informática actual, lo más probable es que las agendas se resuelvan por medio de etiquetas. Así, podrías tener una tarea como “Repasar las cifras del presupuesto trimestral de marketing” etiquetada según el contexto “@Oficina” y la agenda “@Ana”, para tratar ese tema con Ana cuando coincidas con ella en la oficina. Cuando estés con ella, sólo tienes que consultar el resto de acciones etiquetadas como “@Ana” para aprovechar el rato y tratar otros temas.

Revisión y reflexión en GTD

Revisar tus listas y reflexionar sobre tu sistema tienen la misma importancia que la captura de información, el procesamiento de la bandeja de entrada o el ponerte a hacer las cosas.

Sin revisión/reflexión, es probable que tu sistema GTD vaya, poco a poco, degenerándose y perdiendo eficacia. Y es fácil que, si vas por ese camino, acabes abandonándolo y volviendo al caos.

David Allen proponía originalmente una revisión semanal. En función del tamaño de tus listas, esa revisión puede llevarse un buen rato. Mi recomendación es que dediques una media hora semanal a esta tarea. Trátala igual que cualquier otra acción, incluso reservándole un momento concreto en el calendario y asignándola al contexto correspondiente.

Qué hacer en la revisión semanal

En tu revisión semanal, deberías prestarle atención a cosas como:

  1. Recorre mentalmente tu semana en busca de cualquier cosa que se te haya podido quedar en la cabeza. Puede serte de ayuda repasar el calendario de los últimos días, el correo electrónico, tu lista de llamadas o hacer una lista rápida de las personas con las que has tratado, para favorecer que afloren las ideas y tareas que se te quedaron en el tintero.
  2. Después, procesa tu “Bandeja de entrada” según las reglas descritas más arriba.
  3. Repasa tu lista de “Siguientes acciones” en busca de tareas que, pensándolo bien, deberían estar en otro sitio (p.ej. – en “Algún día/quizás”) o que incluso deberían desaparecer por completo, porque no vas a hacerlas nunca. Debes poder confiar ciegamente en tu lista de “Siguientes acciones”, así que saca de ahí todo lo que no tenga sentido de forma indiscutible.
  4. Echa un vistazo a la carpeta de “Algún día/quizás”, por si ha llegado el momento de pasar a la acción con alguna de las cosas que haya en ella.
  5. Repasa la carpeta de “A la espera” para verificar que estás al tanto del estado de todo lo que hay en ella. Si es necesario, crea acciones para recopilar información, resolver retrasos, etc.
  6. Recorre tu lista de proyectos para comprobar que ninguno ha caído en el olvido. Si hay proyectos que ya están completados o que ya no tienen sentido, elimínalos o archívalos.

Además de este repaso por las carpetas, la revisión debe ser también un momento de reflexión sobre tu sistema GTD. Aprovecha para hacerte preguntas como:

  • ¿Me están sirviendo bien los contextos y agendas que tengo creados? ¿Puedo eliminar algunos? ¿Necesito crear alguno nuevo?
  • ¿Está siendo eficaz mi procesamiento de la bandeja de entrada? ¿Estoy definiendo bien las acciones? ¿Acierto al clasificarlas en las listas?
  • Cuando llega el momento de hacer cosas, ¿puedo confiar en que mi lista de “Siguientes acciones” me sugiere algo adecuado para ejecutar en ese momento?

Aprovecha la reflexión para hacer los ajustes en tu sistema. En siguientes reflexiones, analiza si esos ajustes han dado los frutos que esperabas o si necesitas seguir haciendo cambios en esas líneas.

GTD en el día a día

¿Cómo se plasma todo esto en el día a día? Pues, a ver, cada uno lo acaba personalizando de la forma que mejor se ajusta a su vida, pero algo bastante común sería:

  • En cualquier momento a lo largo del día, captura en la “Bandeja de entrada” todo lo que llame tu atención o creas que hay que hacer. No te lo guardes en la cabeza… ¡suéltalo!
  • Al menos una vez al día, procesa el contenido de la “Bandeja de entrada”, para refinar y dar curso debidamente a cada elemento.
  • Cuando estés en disposición de hacer cosas, ve a la lista de “Siguientes acciones” (y/o al calendario) para encontrar la siguiente acción que vas a ejecutar. Haz lo mismo cuando cambies de contexto o hables con una persona (agenda), para encontrar la siguiente acción aplicable a la situación en la que te encuentres.
  • Una vez a la semana, revisa tu sistema y reflexiona sobre él.

Cómo llevar todo esto a la práctica

En el primer artículo, vimos qué es GTD.

En este, hemos entrado a fondo en su flujo de trabajo, recorriendo sus principales actividades y sus listas básicas.

Ahora, puedes seguir leyendo el repaso por las herramientas para GTD que uso yo y cómo se integran entre sí.

Recuerda que todo esto no es más que un resumen introductorio. Si quieres saberlo todo sobre GTD, lo mejor que puedes hacer es leerte el libro “Getting Things Done”. Puedes encontrarlo en inglés, en español y en formato Kindle.

3 comentarios

  1. Felicidades por este magnífico artículo. Lo leí hace unas semanas y se me estaba pasando venir a darte las gracias y a preguntarte una cosa.

    Desde que leí tu guía, he empezado a organizarme mejor o al menos a intentarlo. Voy haciendo progresos bien. No estoy siguiendo GTD al pie de la letra porque prefiero empezar poniendo orden en mi vida y luego ya leerme el libro y aplicarlo de verdad pero me estoy guiando por lo que dices aquí y lo que he leído en otro sitios.

    Mi pregunta es: ¿merece la pena pagar por la versión premium de Todoist. Todas las aplicaciones quieren cobrarme por sus premium y no puedo pagarlo todo.

    • Manuel Delgado Tenorio

      15/04/2019 a las 11:31

      Me alegra que te haya sido útil el artículo, Fernando.

      Tu pregunta sobre Todoist es difícil de contestar, porque depende mucho del nivel de uso al que llegues, tanto en términos de intensidad como de profundidad. Y, también, de tus prioridades, claro.

      Yo pago la versión Premium, principalmente por dos funcionalidades: las etiquetas y la sincronización con el calendario. Sobre todo, por esta última. Las tareas a las que pones fecha en Todoist te llegan solas al calendario y las invitaciones que te llegan al calendario te llegan a la bandeja de entrada de Todoist al instante. Como el calendario es una parte esencial de mi organización, ya sólo por eso me merece la pena pagar.

      Las etiquetas también me resultan importante. He creado todas las que necesito y eso me ayuda a clasificar las tareas para, de un vistazo, elegir qué es lo siguiente que voy a hacer (cuando la fecha o la prioridad no lo determinan de antemano, claro). También me sirven para hacerme mis propios informes (que no me suelen descubrir mucho, pero ayudan a cuantificar lo que supones).

      Mi recomendación, úsalo un tiempo en versión gratuita. Si ves que coges ritmo, que te encaja y que, al mismo tiempo, se te queda corto, págalo. Tu mejora en productividad bien vale esos treinta y pico euros anuales.

  2. Tú también llevas tus tareas personales en GTD?

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