Getting Things Done (GTD): qué es y cómo empezar

Por Manuel Delgado Tenorio · febrero de 2019
Advanced Data Analytics

GTD es un sistema de organización del tiempo creado por David Allen, apto tanto para tu vida personal como para la profesional.

La columna vertebral de GTD es un flujo de trabajo formado por cinco actividades principales:

  • Capturar o registrar todo aquello que esté en tu cabeza y que pueda requerir tu atención
  • Clarificar o refinar lo que has capturado para, si tiene sentido, convertirlo en acciones concretas (y, si no es accionable pero es útil, guardarlo como referencia para el futuro)
  • Organizar la información capturada para que accesible en los momentos y situaciones (contextos) en los que la puedes necesitar
  • Reflexionar acerca de cómo puedes mejorar el sistema para que te sirva mejor
  • Hacer, que depende de todo lo anterior para que siempre puedas decidir la tarea más adecuada a ese momento y situación

GTD es un sistema de productividad personal muy eficaz para resolver dos problemas:

  1. El estrés provocado por tener demasiadas cosas en la cabeza «a medio pensar», de las que te acuerdas a menudo pero que tardas mucho en planificar o ejecutar y que, mientras tanto, te han estado robando atención y aumentando tu ansiedad.
  2. La imposibilidad de fijar o alcanzar objetivos estratégicos o de largo plazo cuando el corto plazo te agobia y te supera.

Recuerda que todo esto no es más que un resumen introductorio. Si quieres saberlo todo sobre GTD, lo mejor que puedes hacer es leerte el libro «Getting Things Done». Puedes encontrarlo en inglés, en español y en formato Kindle.

Qué tal ha envejecido el sistema

Cuando se publicó, allá por 2001, el libro de David Allen fue un auténtico bombazo. En el mundo anglosajón, el sistema Getting Things Done se convirtió en poco tiempo en el método de productividad personal más extendido y conocido.

Los principios en los que se basa GTD siguen siendo tan válidos como el primer día. Incluso diría más: en el mundo hiperconectado e hiperestimulado en el que vivimos, quizá son mucho más necesarios que hace veinte años.

Sin embargo, ya hace un tiempo que la edición original sonaba un poco anticuada. No por los principios fundamentales, como digo, sino por las descripciones más prácticas sobre cómo implementar el sistema. Contenía demasiadas referencias a faxes, a archivadores o a esos momentos «cuando estás cerca de un teléfono» que, obviamente, se habían quedado ya muy desfasadas.

Por eso, en 2015 se publicó una segunda edición del libro que eliminaba esos conceptos anticuados, añadía algún capítulo adicional y cambiaba la nomenclatura de las cinco actividades principales, pero mantenía intacto lo fundamental.

Por cierto, en estos artículos verás que uso una mezcla de la nomenclatura moderna y la original: prefiero el actual «capturar» al original «recopilar», pero prefiero el original «hacer» –Do– al actual «Engage«.

Mi experiencia con GTD

No estoy muy seguro de cuándo cayó en mis manos el libro de «Getting Things Done» (en español, se llama «Organízate con eficacia«) por primera vez. Debió de ser en 2002 o 2003. Seguramente, fue una época en la que empecé a tener mucho más trabajo del que podía afrontar si no me organizaba de forma bien estructurada.

Inicialmente, lo adopté de forma muy ortodoxa, siguiendo muy a rajatabla sus principios básicos, aunque adaptando la práctica a mi estilo y preferencias. Disfruté mucho de su uso y no dudaba en recomendárselo a todo el mundo a mi alrededor.

Allá por 2010, creo que me relajé en su uso, aunque muchas cosas fundamentales se quedaron conmigo, como la costumbre de recopilar (capturar) toda la información para luego clasificarla o la regla de los 2 minutos.

Después, hará como un par de años, me propuse volver a ser más estricto y retomar mi sistema GTD. Repasé los principios esenciales del sistema y comencé a probar la mejor manera de ponerlo en práctica en mi actual entorno. He ido probando distintas herramientas y automatismos y, ahora mismo, creo que tengo un GTD bastante eficaz y muy bien incorporado en mi día a día.

Siguiente paso: cómo empezar con GTD

Al final, este artículo me estaba quedando exageradamente largo, así que he preferido dividirlo en varias partes para que resulte más fácil de leer.

Ahora, puedes seguir leyendo la guía paso a paso para empezar con GTD en tu trabajo o tu vida personal.

Flujo de trabajo en el sistema GTD de productividad personal

Después, puedes continuar con el artículo sobre las herramientas para GTD que te ayudarán a adoptar este sistema y, finalmente, te ofrezco una serie de pistas y consejos sobre GTD que he ido recopilando a lo largo de más de 15 años.

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