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El acta de constitución del proyecto

En nuestro entorno empresarial y profesional, son pocas las personas que conocen la herramienta llamada acta de constitución de proyecto (en inglés “Project Charter”).

¿Qué es el acta de constitución del proyecto?

Si nos queremos poner formales, el acta de constitución es un documento que recoge la esencia del proyecto, los objetivos que se pretenden alcanzar con él, identifica a sus participantes y a otras personas interesadas y acota las principales restricciones a las que se enfrentará, incluyendo plazos, recursos, etc.

Lo que es más importante de todo esto es que el acta de constitución de proyecto es un documento que vincula al equipo de proyecto (y en concreto, al jefe del proyecto) con el principal patrocinador (sponsor) y con los interesados principales (key stakeholders). Todos ellos quedan comprometidos con un alcance, unos objetivos, unos medios y una visión del proyecto.

Fíjate en lo que acabo de decir: el acta de constitución es un compromiso. Es un contrato. Se espera, además, que se ponga por escrito y que se firme.

En nuestro actual entorno profesional, esto es subversivo.

¿Decidir de antemano lo que se va a hacer y cómo se va a hacer? ¿Comprometerse por escrito? Eso es lo que se hace con los proveedores y con los “recursos” de baja estofa. Con la escoria, vamos. Pero no le pidas a un consejero delegado o a un director de división que se comprometa por escrito con su propio equipo. Hasta ahí podíamos llegar. ¿Qué somos? ¿Comunistas? ¿Acaso no puedo redefinir las prioridades de esta empresa cada veinte días como a mí me salga del florero?

Para complicar las cosas todavía más, ha llegado a nuestras oficinas el agilismo mal entendido: esa forma de pervertir el agilismo que adoptan quienes creen tener patente de corso para trabajar a las bravas, sin orden ni concierto. Ya no tengo ni que saber lo que quiero conseguir porque eso es lo que dice Scrum que debo hacer. O Kanban. O algo así, ¿no?

Oímos que la documentación no es el objetivo final y entendemos que poner cualquier cosa por escrito es EL MAL. Oímos que hay que aceptar la incertidumbre y los cambios y entendemos que podemos trabajar sin saber qué queremos alcanzar. Y así nos salen los proyectos, claro.

¿De qué te sirve el acta de constitución?

Pregúntate, de todos los proyectos en los que has participado, ¿en cuántos había un acta de constitución formal del proyecto?

Y pregúntate algo más: si la hubiera habido, ¿el proyecto se habría beneficiado? ¿Las cosas habrían salido mejor?

¿Has estado en algún proyecto en el que no existía una visión clara y compartida de lo que se pretendía alcanzar y de cómo se iba a hacer? No me refiero a que no existiera un listado de requisitos y actividades.  Me refiero a si el departamento de al lado pensaba que el proyecto consistía en hacer otra cosa totalmente distinta. Me refiero a que nadie hubiera pensado que también había que involucrar al departamento de al lado.

Quizá, la próxima vez que te “encasqueten” un proyecto, prefieras proponer que se haga un acta de constitución. Te mirarán raro. Al principio, puede que se nieguen. Tú verás hasta dónde quieres pelearlo. Ahí fuera hace frío, pero luego no te quejes de lo mal que se trabaja si tú eres un engranaje acomodado en esa maquinaria perversa.

 

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