ThinkingRock y Getting Things Done

21 de Febrero de 2008 — Manuel Delgado

La metodología Getting Things Done® (GTD®) es un sistema de gestión del tiempo creado por David Allen cuyos pilares principales son la recopilación de todos los elementos que requieren atención (ideas, pensamientos, compromisos, necesidades, …) y su posterior procesamiento siguiendo unas reglas simples (p. ej. - si te compete y es una tarea muy corta, hazla inmediatamente; si es deber de otro, delégala; si requiere bastante tiempo, prográmala; etc.). No nos engañemos, no deja de ser como cualquier otra metodología de gestión empresarial o de organización personal: una recopilación de obviedades de sentido común que cualquiera podría haber imaginado, pero que sólo una persona concreta ha tenido la idea de juntar en un libro y ponerle un nombre. A veces, los seres humanos necesitamos que otros seres humanos nos iluminen, aunque sea con obviedades, para avanzar en la dirección correcta. Éste es, seguramente, uno de esos casos, pues la metodología Getting Things Done funciona bastante bien, eso sí, si la sigues con un mínimo de rigor y la adaptas convenientemente a tu forma de vida y de trabajar. Para quienes quieran profundizar en esta metodología, existen multitud de recursos en Internet dedicados a la GTD, así que no costará encontrar información pero, en cualquier caso, quizá la fórmula más efectiva es acudir al libro publicado por Allen. Este título hace, en mi opinión, demasiado hincapié en la "reducción del estrés" y demasiado poco en la metodología en sí, pero una lectura rápida de los capítulos menos sustanciosos nos ayudará a concentrarnos en lo que de verdad importa.

Si bien la metodología Getting Things Done admite el uso de ayudas de lo más tradicionales para organizar tu tiempo (carpetas, libretas, notas adhesivas, …), en los tiempos que corren no está de más contar con una herramienta informática para estas tareas. Igual que con los recursos de información sobre GTD, Internet nos ofrece múltiples aplicaciones que afirman ajustarse a esta metodología. Llevo alrededor de un mes usando la aplicación gratuita ThinkingRock 2 y, a decir verdad, estoy bastante satisfecho con ella. Como con todas las tendencias de gestión y organización, no hay que caer en el error de que una aplicación y un barniz sobre la metodología son suficientes para que cambie tu vida, pero tanto GTD como ThinkingRock permiten empezar a mejorar casi desde el primer día de uso. Es relativamente sencillo integrar ThinkingRock y Microsoft Office Outlook 2007 (no así la versión 2003, que tiene un problema no resuelto al importar ciertos archivos de iCalendar), así que se elimina el problema de tener que mantener dos calendarios separados -personalmente, no lo usaría si tuviera que hacer esto-. Además, existe un complemento para ThinkingRock que te permite llevar el control de tus acciones y recopilar tus pensamientos en tu PocketPC, por lo que tienes la posibilidad de realizar dos de las funciones principales de GTD, capturar y revisar, en cualquier lugar. Seguramente, ThinkingRock y su complemento para PDA pueden mejorar en ciertos aspectos tanto de usabilidad como de integración, pero son más que suficiente para comenzar a trabajar, o sea, para "get your stuff done", que es de lo que se trata, al fin y al cabo.

GTD y Getting Things Done son marcas registradas de David Allen & Co., usadas aquí con fines informativos.

La información como herramienta de poder en las empresas

2 de Noviembre de 2007 — Manuel Delgado

La información es poder. Sobre este punto, existe consenso. Por ese motivo, la correcta gestión de la información en cualquier organización es fundamental para que ésta avance y crezca. Sin embargo, eso no siempre ocurre: un caso demasiado habitual, sobre todo en las empresas de corte más tradicional, es que la información no se utiliza para dotar de poder a toda la empresa, sino que se acumula allí donde se genera y se usa, exclusivamente, para aumentar la capacidad de influencia de aquellos que la controlan. De esta forma, se generan empresas en las que existen departamentos, unidades o incluso personas que actúan con un altísimo nivel de alejamiento de los criterios y estrategias globales de la organización y que se limitan a cumplir con las exigencias mínimas necesarias para no tener grandes enfrentamientos. En la vida diaria, es el típico caso del “yo cumplo con mis objetivos, ¿no?, pues que nadie me diga cómo tengo que llevar mi departamento”. Leer el resto del artículo »

No todas las empresas son ogros (todo el tiempo)

23 de Octubre de 2007 — Manuel Delgado

Hace unos tres meses, uno de mis subordinados se marchó de la empresa. El motivo es que el trabajo que hacía allí (informático) no encajaba por completo con su vocación y estudios (ingeniero industrial), así que se iba a una empresa dedicada al medioambiente.

Esta mañana, me lo he encontrado en la oficina (aunque en otro edificio). Al principio, he pensado que yo, en realidad, estaba dormido y teniendo uno de esos sueños en los que mezclas a la gente y las situaciones pero resulta que no: estaba allí porque era su primer día… de vuelta a la empresa. Resulta que el sitio al que se fue era una soberana tomadura de pelo e incumplieron todas las condiciones de las que habían hablado durante el proceso de selección. Lo expuso en nuestra empresa y no ha habido ningún problema en readmitirle, aunque esta vez en nuestra división de medioambiente (me pregunto por qué no se le ocurrió pedir el cambio en primer lugar).

De esta situación extraigo dos conclusiones (por llamarlo de alguna forma). Una, que ya sabía: tenemos un grave problema de comunicación interna, porque una cosa así debería saberse de antemano (no soy nadie importante como para que me lo comuniquen, pero ésta es la típica cosa que alguien te comenta de manera informal). Otra, que ya he experimentado personalmente: mi empresa no es mal sitio en lo que a cuidar al empleado se refiere. Se trabaja mucho (algunos), seguro que en otros sitios pagan mejor y hay que hacer muchas cosas para modernizarla pero, a cambio, las personas cuentan. Y eso me gusta.