Unidades de asignación y perfil de trabajo en Microsoft Project

Un buen amigo (virtual) que lleva un tiempo peleándose con Microsoft Project compartió anoche conmigo su desesperación con las “Unidades” de los recursos asignados a ciertas tareas en su proyecto. La explicación que le di por email puede ser de interés para otros, así que voy a reproducirla aquí.

Cuando hablamos de “Unidades” nos solemos referir a las “Unidades de asignación” (en inglés, Assignment Units). Este campo, en Project, indica el porcentaje del trabajo máximo diario (cuyo valor absoluto depende del calendario aplicable a ese recurso en ese momento) que dedica el recurso a trabajar en una tarea concreta.

De forma predeterminada, las Unidades de asignación son el 100%, es decir, el recurso se dedica a la tarea a jornada completa. Existe la posibilidad de cambiar manualmente las Unidades de asignación de un recurso a una tarea para indicar que no se va a dedicar a jornada completa a ella o que va a incurrir en horas extra para completarla. Al variar las Unidades de asignación, variará también uno de estos dos campos: la Duración de la tarea, o su Trabajo. Es decir, si reducimos las Unidades de asignación de un recurso a, por ejemplo, el 50%, eso significa que o bien la tarea durará el doble de tiempo o que estimamos que requiere la mitad de trabajo (pero se acabará el mismo día). Hasta ahí, todo bien.

Lo que liaba a mi amigo es lo siguiente: si una tarea tiene un recurso asignado al 100% y reducimos su Duración (pero mantenemos constante su Trabajo), las Unidades de asignación del recurso se recalculan automáticamente; si, más adelante, revisamos esa tarea y aumentamos su Duración dejándola como estaba inicialmente, el trabajo aumenta de forma proporcional, porque se aplica el porcentaje de asignación en su estado actual, en lugar de recalcularlo para dejarlo al 100%. Es decir, hacer un cambio y deshacerlo después no deja la tarea en su estado original. Esto, cuando se trata de un ejemplo con una sola tarea, se ve fácilmente, pero en un proyecto complejo es fácil que pase inadvertido, pudiendo ocasionar un buen lio.

Afortunadamente, esto sólo era así hasta la versión 2007 de Microsoft Project. En la versión 2010, que poca gente a mi alrededor usa aún, ya está corregido, de forma que los cambios en la Duración de las tareas mantienen el valor inicial de las Unidades de asignación. Esta es una de las novedades de Microsoft Project 2010 que su equipo de desarrollo señaló hace meses en su blog, con más extensión y precisión que la que puedo dar aquí.

Por otra parte, me preguntaba también por los Perfiles de trabajo (que, en inglés, se llama Work Contour, no “profile” como creía él). Tengo poco que explicar al respecto: determinan la forma en la que el Trabajo se distribuye a lo largo de la duración de la tarea. De forma predeterminada, el valor es Uniforme (en inglés, Flat) que indica que el trabajo se divide de forma proporcional (así, una tarea de 24h de Trabajo con una Duración de 3 días se dividirá en 8 horas cada día). Otros perfiles de trabajo varían esa forma de distribuir el trabajo. Sus nombres son autoexplicativos (Creciente, Pico inicial, …). Los Perfiles de trabajo tienen dos utilidades principales:

• reflejar la realidad de algunas tareas que no se distribuyen de manera uniforme;
• y resolver ciertas sobreasignaciones de recursos de una manera eficaz (p. ej. – dos tareas paralelas con la misma duración asignadas a un mismo recurso pueden tener Perfiles de trabajo inversos -creciente y decreciente- para que la suma del trabajo diario de ambas tareas no supere el trabajo disponible del recurso).

Confío en que sirva para resolverle a alguien más sus dudas sobre estas peculiaridades de Microsoft Project.

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