ThinkingRock y Getting Things Done

21 de Febrero de 2008 — Manuel Delgado

La metodología Getting Things Done® (GTD®) es un sistema de gestión del tiempo creado por David Allen cuyos pilares principales son la recopilación de todos los elementos que requieren atención (ideas, pensamientos, compromisos, necesidades, …) y su posterior procesamiento siguiendo unas reglas simples (p. ej. - si te compete y es una tarea muy corta, hazla inmediatamente; si es deber de otro, delégala; si requiere bastante tiempo, prográmala; etc.). No nos engañemos, no deja de ser como cualquier otra metodología de gestión empresarial o de organización personal: una recopilación de obviedades de sentido común que cualquiera podría haber imaginado, pero que sólo una persona concreta ha tenido la idea de juntar en un libro y ponerle un nombre. A veces, los seres humanos necesitamos que otros seres humanos nos iluminen, aunque sea con obviedades, para avanzar en la dirección correcta. Éste es, seguramente, uno de esos casos, pues la metodología Getting Things Done funciona bastante bien, eso sí, si la sigues con un mínimo de rigor y la adaptas convenientemente a tu forma de vida y de trabajar. Para quienes quieran profundizar en esta metodología, existen multitud de recursos en Internet dedicados a la GTD, así que no costará encontrar información pero, en cualquier caso, quizá la fórmula más efectiva es acudir al libro publicado por Allen. Este título hace, en mi opinión, demasiado hincapié en la "reducción del estrés" y demasiado poco en la metodología en sí, pero una lectura rápida de los capítulos menos sustanciosos nos ayudará a concentrarnos en lo que de verdad importa.

Si bien la metodología Getting Things Done admite el uso de ayudas de lo más tradicionales para organizar tu tiempo (carpetas, libretas, notas adhesivas, …), en los tiempos que corren no está de más contar con una herramienta informática para estas tareas. Igual que con los recursos de información sobre GTD, Internet nos ofrece múltiples aplicaciones que afirman ajustarse a esta metodología. Llevo alrededor de un mes usando la aplicación gratuita ThinkingRock 2 y, a decir verdad, estoy bastante satisfecho con ella. Como con todas las tendencias de gestión y organización, no hay que caer en el error de que una aplicación y un barniz sobre la metodología son suficientes para que cambie tu vida, pero tanto GTD como ThinkingRock permiten empezar a mejorar casi desde el primer día de uso. Es relativamente sencillo integrar ThinkingRock y Microsoft Office Outlook 2007 (no así la versión 2003, que tiene un problema no resuelto al importar ciertos archivos de iCalendar), así que se elimina el problema de tener que mantener dos calendarios separados -personalmente, no lo usaría si tuviera que hacer esto-. Además, existe un complemento para ThinkingRock que te permite llevar el control de tus acciones y recopilar tus pensamientos en tu PocketPC, por lo que tienes la posibilidad de realizar dos de las funciones principales de GTD, capturar y revisar, en cualquier lugar. Seguramente, ThinkingRock y su complemento para PDA pueden mejorar en ciertos aspectos tanto de usabilidad como de integración, pero son más que suficiente para comenzar a trabajar, o sea, para "get your stuff done", que es de lo que se trata, al fin y al cabo.

GTD y Getting Things Done son marcas registradas de David Allen & Co., usadas aquí con fines informativos.