El verdadero “coste de estancia”

26 de Septiembre de 2007 — Manuel Delgado

En un entorno de precios crecientes como el actual, es normal que las compañías concentren sus esfuerzos en el recorte de gastos de los viajes de empresa. Hay muchas formas de conseguir esto, aunque podemos dividirlas en dos grandes grupos básicos: las buenas y las malas. Entre las malas maneras de reducir los gastos de viajes, destaca la costumbre de optar por tarifas más bajas sacrificando el nivel de servicio. Desde la perspectiva del responsable de viajes de una empresa, esta fórmula le permite sanear sus cuentas, pues traspasa parte del coste de estancia a la liquidación de gastos del viajero, en lugar de a los servicios reservados de antemano en su departamento. Un típico caso es la elección de tarifas baratas de hotel: aparentemente, se reduce el coste de la estancia; en realidad, puede estarse incrementando.

El “coste de estancia” no es el coste de la habitación. Éste es un error conceptual demasiado frecuente. El coste de estancia incluye otros servicios tan básicos como el desayuno, el aparcamiento, los gastos de desplazamiento a y desde el hotel y la conexión a Internet. Si se suman todos esos costes al precio de la habitación, obtenemos el verdadero coste de estancia. Una fórmula burda de abaratar, supuestamente, el coste de estancia es, por ejemplo, elegir hoteles baratos alejados del centro de la ciudad: si el destino del viajero está en el centro, muy probablemente el incremento del coste de desplazamiento diario superará la diferencia de precio del hotel, con lo que el coste real de la estancia será superior.

Una fórmula algo más elaborada, pero no por ello menos inadecuada, es la de optar por tarifas menores dentro del mismo hotel, excluyendo servicios. El resultado es el mismo: hay que pagar esos servicios por separado, con lo que el coste suele resultar superior. Un ejemplo ilustrativo de lo negativo de esta práctica lo tenemos en el informe BCD Travel 2006 Client Benchmark Survey. Según el estudio, para una tarifa diaria de hotel de 96 US$, en la que están excluidas conceptos como el desayuno, la conexión a Internet, el parking y la recogida en el aeropuerto, el coste total de estancia es de 136 US$. Una tarifa de 110 US$ que incluya esos servicios es, obviamente, 26 US$ más barata que la que, en apariencia, supondría un coste menor para la empresa.

Toda política de viajes que se precie debería tener en cuenta estos factores e imponer mecanismos de control para evitar que se dé esta situación de abaratamiento ficticio del coste de estancia. Ese supuesto recorte de costes que también queda en una presentación se puede estar traduciendo en un incremento de costes considerable en la cuenta de resultados y la única forma de medirlo es institucionalizar una correcta definición del coste de estancia.