La videoconferencia como sustituto de los viajes de trabajo

25 de Septiembre de 2007 — Manuel Delgado

La semana pasada, leí en Baquía un artículo en cuyo titular se afirmaba que “la mitad de los viajes de negocios podrían evitarse mediante videoconferencias”. Obviamente, se trataba de una noticia originada por una nota de prensa de una empresa de análisis del mercado de IT, Quocirca, que ha realizado un estudio de la mano de (tiendo a pensar que “encargado por”) una famosa empresa de tecnología de videoconferencias, Tandberg. Me pregunto si la redacción de Baquía no se sorprendió al ver el titular de la nota de prensa. ¿Qué puede llevar a un periodista supuestamente especializado en los negocios en la red a pensar que la mayoría de los viajeros de negocio son estúpidos y viajan el doble de lo necesario? Yo no soy un defensor a ultranza de los viajes, que son caros y agotadores y deben evitarse en la medida de lo posible, pero nadie que tenga que viajar habitualmente por motivos de trabajo se cruza el Atlántico para resolver algo que podía haber hecho con una llamadita de teléfono, como se viene a decir en la noticia.

La incorporación a la vida diaria de los ejecutivos de tecnologías como las videoconferencias, las audioconferencias a múltiples bandas, los portales de colaboración o las presentaciones remotas (como Microsoft LiveMeeting) nos permiten trabajar con mayor agilidad y eficiencia y son un complemento magnífico de los viajes de trabajo. De hecho, pueden ahorrarnos algunos viajes de trabajo. En mi propia experiencia, así es. Pero hay una diferencia entre “algunos” y “la mitad”, al igual que no es lo mismo hablar de todo un arsenal de tecnologías que de una de ellas, de forma aislada. Del mismo modo, esa panoplia de ayudas tecnológicas pueden hacer que los viajes sean de menor duración: un típico ejemplo puede ser realizar múltiples reuniones virtuales con la oficina de tu empresa en el extranjero y con un consultor que os está ayudando en un proyecto y trabajar todos juntos en una serie de documentos compartidos en un portal de colaboración, antes de acudir a una presentación al cliente, con lo que te has ahorrado ir allí dos o tres días antes para preparar esa presentación.

Aun es más, de todas las opciones tecnológicas que tenemos a nuestra disposición actualmente para reducir el número de viajes de negocios que realizamos, la videoconferencia es la menos útil, menos flexible y que más problemas logísticos supone de todas ellas. En primer lugar, necesitas contar con una determinada infraestructura adecuada en ambos puntos, compatible entre sí, lo que aún no está al alcance más que de unas pocas empresas, sobre todo en el entorno empresarial español. Además, al contrario que una audioconferencia, la videoconferencia te obliga a mantenerte ante la cámara durante toda la reunión (se acabó lo de levantarte y dar vueltas alrededor de la mesa mientras hablas), lo que es insoportable para reuniones de, por ejemplo, más de dos horas. Finalmente, si la videoconferencia sólo te permite verle la cara al de enfrente, la ventaja comparativa con una simple llamada de teléfono se reduce (aunque existe, desde luego): la videoconferencia debe complementarse con otras funcionalidades como el rápido intercambio de archivos, pizarras virtuales, presentaciones compartidas, etc.

Por todo lo anterior, pongo muy en duda la afirmación de que la videoconferencia puede reducir a la mitad los viajes de negocios. Gracias a las múltiples ayudas tecnológicas con las que contamos hoy día, podemos ahorrarnos algunos y acortar otros, pero no es gracias a una única tecnología y, ni de lejos, en esa proporción.