¿Efectivo o tarjeta?

21 de Agosto de 2007 — Manuel Delgado

Viajar por motivos de trabajo suele implicar tener que realizar importantes desembolsos. Hoteles, grandes desplazamientos en taxis, jugosas cuentas de restaurante, salas de reuniones, …, todas pueden hacer que el viajero de negocios se encuentre con una importante nota de gastos que liquidar al llegar a casa. Una decisión equivocada por parte de la empresa a la hora de decidir qué fórmulas se facilitarán a los empleados que viajen habitualmente puede suponer multitud de contratiempos y un nada desdeñable malestar entre unos empleados que requieren una atención especial.

¿Cuáles son las fórmulas más comunes en las empresas españolas?

Aún son muchas las empresas que no facilitan a sus empleados más viajeros ningún medio de pago para cuando se encuentran de viaje en el extranjero. En algunos casos, las empresas adelantan ciertas cantidades de dinero en metálico a los viajeros, pero no son pocas las que obligan a los empleados a hacerse cargo de todos los gastos por su cuenta y liquidarlos más tarde. Cualquiera de las dos fórmulas tiene múltiples desventajas: dependencia de los medios de pago con los que cuente el empleado personalmente; dificultad de liquidar algunos gastos no muy evidentes, como comisiones por disponer de efectivo en el extranjero; riesgo de transportar elevadas cantidades de dinero en efectivo; necesidad de efectuar cambios de moneda; y, en general, el malestar que ocasiona normalmente en el empleado tener que adelantar dinero de su bolsillo si la empresa no le anticipa el dinero o si el anticipo se queda corto para los gastos que surgen durante el viaje.

Afortunadamente, cada vez son menos las empresas que no cuentan con alguna política avanzada de medios de pago para los viajes y los gastos de representación. Hoy por hoy, la fórmula aplastantemente mayoritaria es la tarjeta de crédito pero sería un error pensar que todas las tarjetas son iguales o que se gestionan de la misma forma. Aunque no siempre se pongan en práctica, son muchos los mecanismos que los bancos y entidades emisoras de tarjetas de crédito ofrecen a las empresas para controlar y gestionar el uso que se hace de las tarjetas: desde el más que conocido límite en el crédito (que se puede definir de forma mensual, pero que también puede admitir límites diarios o cargo a cargo), hasta opciones flexibles para bloquear y desbloquear las tarjetas (de forma que sólo estén activas cuando el empleado se encuentra de viaje), pasando por multitud de opciones en el reporting de los movimientos o límites para la disposición de dinero en cajeros.

Incluso cuando se trabaja con tarjetas de crédito, la empresa tiene que tomar algunas decisiones adicionales sobre cómo se realizarán las liquidaciones de gastos. Las dos fórmulas más comunes son la vinculación de la tarjeta a una cuenta de la empresa, con lo que el empleado sólo ha de justificar los gastos en los que ha incurrido, y la vinculación de la tarjeta a una cuenta del empleado, con lo que la empresa ha de liquidar los gastos tras la presentación de los recibos correspondientes, normalmente antes de que la entidad emisora de la tarjeta cargue el importe acumulado en la cuenta del empleado. Como esta última fórmula puede, en alguna ocasión, hacer que el empleado adelante dinero de su propio bolsillo, con el malestar que suele conllevar eso, el que la tarjeta esté vinculada a una cuenta de la empresa es, probablemente, la más flexible y cómoda de todas, pues reduce el número de movimientos de dinero (tan sólo sería necesario que la empresa recibiera el importe de los gastos de carácter personal en que se hubiera incurrido) y otorga a la empresa un gran control sobre los gastos del viaje.

En cualquier caso, es importante que, más allá del medio de pago utilizado, la empresa disponga también de un procedimiento de liquidación/justificación de gastos ágil y eficiente. Hoy en día, todos los sistemas informáticos de gestión empresarial cuentan con módulos para realizar estas tareas, pero son muchas las empresas que optan por no implantarlos o lo hacen parcialmente (por ejemplo, sólo se puede acceder a ellos desde la oficina, con lo que el empleado no puede ir justificando los gastos mientras se encuenta de viaje). Con un buen sistema de liquidación, nos ahorramos el incordio de ir a contabilidad con una montaña de tickets tras diez días en una feria en el extranjero…